Iedere verzuimdag kost geld. Maar niet iedere ziekmelding roept vragen op.
Ziekteverzuim hoort bij het werkgeverschap. Een werknemer kan tijdelijk uitvallen en heeft dan recht op goede begeleiding, voldoende ruimte voor herstel en een verantwoorde terugkeer naar het werk.
In gesprekken met werkgevers merk ik dat twijfel meestal niet direct na een ziekmelding ontstaat. Die twijfel komt vaak pas later, wanneer signalen zich blijven herhalen en niet goed lijken aan te sluiten bij de informatie die bij de werkgever bekend is.
Bijvoorbeeld wanneer er aanwijzingen zijn dat een werknemer elders werkzaamheden verricht, actief is binnen een eigen onderneming of structureel activiteiten uitvoert die vragen oproepen over het beeld dat tegenover de werkgever wordt gegeven.
Vul hieronder uw eigen bedragen in voor loon, werkgeverslasten, vervanging, productiviteitsverlies, begeleiding en overige kosten.
Loon, vervanging, productieverlies en interne uren tellen samen mee.
Voor onderzoek zijn concrete en controleerbare aanwijzingen nodig.
Gebruik hieronder uw eigen bedragen voor een realistische indicatie.
Wat kost een zieke werknemer per dag?
Wie online zoekt naar de kosten van een zieke werknemer, komt verschillende bedragen tegen. Dat kan verwarrend zijn. De ene publicatie noemt ongeveer €250 per dag, terwijl andere berekeningen uitkomen op €360, €405 of meer.
Die verschillen betekenen niet automatisch dat één van de berekeningen onjuist is. De uitkomst hangt vooral af van welke kosten worden meegerekend.
Een algemene gemiddelde indicatie per verzuimdag. Bij noodzakelijke vervanging kunnen de kosten volgens deze bron oplopen tot meer dan €400 per dag.
Een veelgebruikte indicatie voor de gemiddelde kosten van één dag ziekteverzuim voor een werkgever.
Een indicatieve berekening waarin naast loondoorbetaling ook onder meer vervanging, productieverlies en begeleiding kunnen worden meegenomen.
Deze bedragen zijn algemene indicaties. Ze zijn niet zonder meer één-op-één vergelijkbaar, omdat de gebruikte uitgangspunten, salarisbedragen en kostenposten kunnen verschillen.
Het loon is pas het begin
Wanneer een medewerker uitvalt, kijkt een werkgever meestal eerst naar het loon dat moet worden doorbetaald. In de praktijk is dat slechts één onderdeel van de totale kosten.
Mogelijk moet een vervanger worden ingehuurd. Collega’s nemen werkzaamheden over of maken extra uren. Productie blijft liggen, opdrachten lopen vertraging op of klanten moeten langer wachten.
Ook HR, leidinggevenden, de arbodienst en andere betrokkenen besteden tijd aan begeleiding, administratie en re-integratie. Zeker bij langdurig verzuim kunnen die kosten aanzienlijk oplopen.
Bij de ene functie kan het werk tijdelijk over meerdere collega’s worden verdeeld. Bij een andere functie valt een belangrijk deel van de productie, omzet of dienstverlening vrijwel direct weg.
Daarom bestaat er geen vast bedrag dat voor iedere werknemer, functie en organisatie klopt. De calculator onder deze blog is juist bedoeld om de berekening toe te spitsen op de eigen situatie.
De meeste ziekmeldingen zijn gewoon echt
Ik vind het belangrijk om dat vooraf duidelijk te benoemen. Een werknemer die ziek is, hoeft niet de hele dag binnen te blijven en hoeft ook niet volledig inactief te zijn.
Wandelen, boodschappen doen, ergens op bezoek gaan of een andere privéactiviteit uitvoeren, betekent niet automatisch dat iemand zijn werkgever misleidt.
Wat een werknemer tijdens ziekte wel of niet kan, hangt onder andere af van de klachten, de eigen functie, de belastbaarheid en de afspraken binnen het re-integratietraject.
Het is niet aan een recherchebureau om vast te stellen of iemand medisch gezien ziek of arbeidsongeschikt is. Die beoordeling hoort thuis bij de bedrijfsarts.
Maar soms blijven signalen zich herhalen
De situatie wordt anders wanneer er concrete aanwijzingen ontstaan dat een werknemer mogelijk bewust een onjuist of onvolledig beeld geeft.
In de praktijk begint dat vaak met één signaal. Een collega ziet iets. Een klant meldt dat de werknemer ergens anders actief is. Er komt informatie naar voren over betaalde werkzaamheden, handelsactiviteiten of een eigen onderneming.
Eén zo’n melding bewijst nog niets. Informatie kan onvolledig, verkeerd begrepen of gekleurd zijn. Toch kan een combinatie van signalen voldoende aanleiding geven om kritische vragen te stellen.
Dat is voor mij de belangrijkste vraag. Niet of een activiteit er op het eerste gezicht opvallend uitziet, maar of er betrouwbare informatie is die zorgvuldig en objectief kan worden onderzocht.
Werkgevers willen meestal eerst zekerheid
Wat ik tijdens eerste gesprekken met werkgevers regelmatig merk, is dat zij een werknemer niet zomaar willen beschuldigen. Integendeel. Vaak is er lange tijd geprobeerd om mee te denken, ruimte te bieden en het re-integratietraject zorgvuldig te volgen.
De behoefte aan onderzoek ontstaat meestal pas wanneer verklaringen en signalen steeds verder uit elkaar gaan lopen. De werkgever wil dan weten wat er feitelijk gebeurt, zonder zelf aannames als vaststaand feit te presenteren.
Dat vind ik een verstandige benadering. Een beschuldiging van verzuimfraude is ernstig. Onderzoek mag daarom nooit beginnen met de conclusie dat iemand fraudeert.
Soms blijkt tijdens een eerste beoordeling dat de informatie te beperkt is. Soms bestaat een minder ingrijpende manier om duidelijkheid te krijgen. In andere situaties zijn de aanwijzingen voldoende concreet om nader feitenonderzoek te overwegen.
Bij mogelijk misbruik krijgt iedere verzuimdag een andere lading
Bij regulier ziekteverzuim zijn de kosten onderdeel van het werkgeversrisico. Wanneer concrete signalen wijzen op mogelijk bewust misbruik, voelt diezelfde kostenpost begrijpelijkerwijs anders.
Het loon loopt door, terwijl er mogelijk ook kosten worden gemaakt om het werk op te vangen. Collega’s nemen extra diensten of taken over en leidinggevenden besteden steeds meer tijd aan het dossier.
Daarnaast kan schade ontstaan aan het vertrouwen binnen een team. Zeker wanneer collega’s het idee krijgen dat zij structureel de gevolgen dragen van gedrag waarover binnen de organisatie twijfels bestaan.
Het loon en de bijbehorende werkgeverslasten lopen door.
Een tijdelijke kracht, uitzendkracht of zzp’er kan nodig zijn.
Werk blijft liggen, vertraagt of wordt minder efficiënt uitgevoerd.
Collega’s nemen werkzaamheden en verantwoordelijkheden over.
HR en leidinggevenden besteden tijd aan begeleiding en administratie.
Twijfel en onrust kunnen de werksfeer en samenwerking beïnvloeden.
De hoogte van de kosten bewijst niets
Hoe hoog de kosten ook oplopen: een kostbare ziekmelding is geen bewijs van fraude. Een werkgever kan niet alleen op basis van financiële schade besluiten dat een werknemer de situatie misbruikt.
Ook de calculator hieronder verandert daar niets aan. De uitkomst maakt uitsluitend zichtbaar welke financiële en organisatorische gevolgen het verzuim voor de eigen organisatie kan hebben.
Voor een onderzoek zijn concrete aanwijzingen nodig. Denk bijvoorbeeld aan betrouwbare informatie over:
- structurele werkzaamheden bij een andere werkgever;
- betaalde nevenactiviteiten die niet zijn gemeld;
- actieve werkzaamheden binnen een eigen onderneming;
- terugkerende activiteiten die mogelijk afwijken van afgelegde verklaringen;
- tegenstrijdige informatie uit meerdere betrouwbare bronnen;
- een patroon dat over een langere periode zichtbaar blijft.
Ook deze signalen zijn op zichzelf niet automatisch bewijs. Ze kunnen wel aanleiding vormen om de situatie zorgvuldig te laten beoordelen.
Onderzoek begint niet automatisch met observeren
Wanneer een werkgever contact opneemt, kijk ik eerst naar de informatie die al beschikbaar is. Wat is er precies gemeld? Waar komt de informatie vandaan? Is die informatie controleerbaar? En welke concrete onderzoeksvraag moet worden beantwoord?
Daarna wordt beoordeeld of onderzoek noodzakelijk, proportioneel en juridisch verantwoord is. Daarbij wordt ook gekeken of het doel via een minder ingrijpende methode kan worden bereikt.
Afhankelijk van de situatie kan onderzoek bestaan uit feitenonderzoek, onderzoek in openbare bronnen of observatie. De gekozen methode moet altijd aansluiten bij de concrete onderzoeksvraag.
Wij stellen geen medische diagnose en bepalen niet of iemand arbeidsongeschikt is. Wij leggen uitsluitend vast wat feitelijk wordt waargenomen en maken daarbij onderscheid tussen een losse gebeurtenis en een terugkerend patroon.
Een onderzoek hoeft een vermoeden niet te bevestigen
Een onderzoek heeft geen vooraf bepaalde uitkomst. Soms blijkt uit de feiten dat de signalen anders moeten worden geïnterpreteerd. Een activiteit kan bijvoorbeeld incidenteel zijn of een logische verklaring hebben.
In andere situaties ontstaat over meerdere momenten een patroon dat wel degelijk vragen oproept en dat door de werkgever en diens juridisch adviseur verder kan worden beoordeeld.
Beide uitkomsten hebben waarde. Een zorgvuldig onderzoek kan een vermoeden onderbouwen, maar kan ook voorkomen dat een werknemer ten onrechte wordt beschuldigd.
Waar komen de bedragen vandaan?
De genoemde dagbedragen zijn algemene ramingen. De uitkomsten verschillen doordat niet iedere bron dezelfde loon-, vervangings-, productiviteits- en begeleidingskosten meeneemt.
Gebruik voor een bedrijfsspecifieke berekening altijd uw eigen loon-, vervangings- en organisatiekosten.
Wat betekent één verzuimdag voor uw organisatie?
Algemene gemiddelden geven een indruk, maar vertellen niet wat een ziekmelding binnen uw eigen bedrijf werkelijk kost.
Vul daarom hieronder uw eigen bedragen in. De calculator combineert onder meer loonkosten, werkgeverslasten, vervanging, productiviteitsverlies en interne begeleiding.
Zijn er naast de kosten ook concrete redenen voor twijfel?
Heeft u controleerbare aanwijzingen dat een werknemer mogelijk bewust een onjuist beeld geeft? Dan kan een vertrouwelijke eerste beoordeling duidelijk maken of nader onderzoek passend, proportioneel en praktisch uitvoerbaar is.
Concrete aanwijzingen? Bespreek de situatie vertrouwelijk →Bereken de indicatieve kosten van ziekteverzuim en beoordeel tegelijk of er concrete aanwijzingen zijn bij twijfel over ziekteverzuim.
Zijn er concrete aanwijzingen voor verzuimonderzoek of mogelijke verzuimfraude?
Kosten alleen rechtvaardigen geen onderzoek. Niet elke twijfel over ziekteverzuim is voldoende voor verzuimonderzoek. Bepalend is of er concrete en controleerbare aanwijzingen bestaan dat de werknemer bewust een onjuist beeld geeft van werkzaamheden, activiteiten of andere relevante omstandigheden.