Privacy en persoonsgegevens
Privacyverklaring
Recherchebureau Focus gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.
In het kort
Zorgvuldig omgaan met gevoelige informatie
Bij onze dienstverlening kan informatie persoonlijk of gevoelig zijn. Daarom verwerken wij alleen wat nodig is, beveiligen wij gegevens passend en hanteren wij voor de meeste gegevens een standaardtermijn van maximaal 12 maanden.
Alleen noodzakelijk
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor een duidelijk en gerechtvaardigd doel.
Maximaal 12 maanden
Dit is onze standaardtermijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of de wet een andere termijn vereist.
Beveiligd
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
01
Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens
Recherchebureau Focus, Kanaalkade 57, 1811 LS Alkmaar, is verwerkingsverantwoordelijke. Voor privacyvragen kunt u onze privacycontactpersoon bereiken via info@recherchebureau-focus.nl of 085-1306827.
02
Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u onze website gebruikt, contact opneemt, een intake aanvraagt, opdrachtgever bent of wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Via de website kunt u een eerste contactaanvraag doen. Uitgebreide intakegegevens, documenten en andere gevoelige informatie vragen wij niet op via een regulier websiteformulier. Wanneer deze informatie nodig is, ontvangt u toegang tot een beveiligde digitale omgeving waarin u de gegevens rechtstreeks aan ons kunt verstrekken.
Het kan onder meer gaan om:
- voor- en achternaam, geboortedatum en geboorteplaats;
- adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
- gegevens die u zelf verstrekt via een formulier, app, e-mail, correspondentie of telefoongesprek;
- gegevens die nodig zijn voor de intake, overeenkomst, facturatie en uitvoering van een opdracht;
- IP-adres, technische gegevens en informatie over het gebruik van onze website;
- andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een gerechtvaardigd onderzoeksdoel.
Onze website is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Denkt u dat wij via de website zonder geldige toestemming gegevens van een minderjarige hebben ontvangen? Neem dan contact met ons op. Wij onderzoeken het verzoek en verwijderen de gegevens wanneer daarvoor geen geldige grond bestaat.
03
Persoonsgegevens binnen rechercheonderzoek
Bij particulier onderzoek kunnen ook gegevens worden verwerkt van personen die niet zelf opdrachtgever zijn. Het kan gaan om waarnemingen, beeldmateriaal, openbare broninformatie, communicatie, locatie- of gedragsgegevens en informatie uit een rechtmatige bron.
Wij verwerken onderzoeksgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk, rechtmatig en passend is. Daarbij wegen wij het onderzoeksbelang af tegen de privacy van betrokkenen en passen wij de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit toe. Bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens van strafrechtelijke aard verwerken wij alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan en voor het onderzoeksdoel noodzakelijk is.
Informatie aan een betrokkene of uitvoering van een privacyrecht kan in uitzonderlijke gevallen worden beperkt of uitgesteld wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld om de rechten van anderen, de bewijspositie of de integriteit van een onderzoek te beschermen.
04
Waarom en op welke grond wij gegevens verwerken
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
- om contact met u op te nemen en uw vraag of aanvraag te behandelen;
- om een intake uit te voeren, een overeenkomst voor te bereiden en onze dienstverlening te leveren;
- om een rechtmatig onderzoek zorgvuldig voor te bereiden, uit te voeren en te rapporteren;
- om onze website technisch goed, veilig en gebruiksvriendelijk te laten werken;
- om onze administratie te voeren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
- om rechten of juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
- om u te informeren over relevante wijzigingen in onze dienstverlening.
Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of uw toestemming. Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, beoordelen wij vooraf of dit belang opweegt tegen de gevolgen voor de betrokken persoon.
Recherchebureau Focus neemt geen besluiten die voor u aanzienlijke gevolgen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Er is altijd menselijke beoordeling betrokken bij onze dienstverlening.
05
Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
Ons uitgangspunt is een bewaartermijn van maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact of de afronding van een opdracht. Een andere termijn geldt alleen wanneer dit schriftelijk anders is overeengekomen of wanneer een wettelijke bewaarplicht, lopende procedure, juridische aanspraak of andere aantoonbare noodzaak dit vereist.
| Soort gegevens | Gebruikelijke bewaartermijn |
|---|---|
| Contact- en aanvraaggegevens zonder opdracht | Maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact |
| Intake-, opdrachtgever- en contractgegevens wanneer een opdracht tot stand komt | Maximaal 12 maanden na afronding van de opdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of een uitzondering noodzakelijk is |
| Opdracht- en onderzoeksdossiers | Maximaal 12 maanden na afronding van de opdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of een wettelijke of juridische noodzaak een andere termijn vereist |
| Financiële en fiscale administratie | In beginsel 7 jaar, voor zover de wettelijke administratieplicht dat vereist |
| Technische website- en beveiligingsgegevens | Maximaal 12 maanden en waar mogelijk korter, afhankelijk van het technische of beveiligingsdoel |
De termijn van 12 maanden is de standaard voor contact-, intake-, opdracht-, onderzoeks- en technische gegevens. Afwijkingen worden vastgelegd. De fiscale administratie blijft alleen langer bewaard voor zover de wettelijke administratieplicht dit vereist. Zodra een uitzondering vervalt, worden gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.
06
Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht, onze bedrijfsvoering, een wettelijke verplichting of de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten.
Gegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:
- dienstverleners die in onze opdracht systemen, hosting, communicatie of administratie ondersteunen;
- professionele adviseurs, advocaten, deskundigen of samenwerkingspartners die voor een opdracht nodig zijn;
- bevoegde overheidsinstanties of toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;
- de opdrachtgever of diens juridisch vertegenwoordiger, binnen het afgesproken en rechtmatige onderzoeksdoel.
Met partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken sluiten wij waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Wij proberen gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, gebruiken wij een wettelijk toegestaan beschermingsmechanisme.
08
Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:
Stuur uw verzoek naar info@recherchebureau-focus.nl. Vermeld duidelijk om welk recht en welke gegevens het gaat. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; daarover informeren wij u tijdig.
Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij uw identiteit controleren. Wij vragen daarbij niet méér informatie dan noodzakelijk. Is een kopie van een identiteitsbewijs echt nodig, maak dan in ieder geval uw pasfoto, MRZ, documentnummer en BSN onleesbaar, tenzij wij een specifiek onderdeel aantoonbaar nodig hebben. Gebruik bij voorkeur een veilige verzendmethode.
Sommige rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden beperkt wanneer een wettelijke bewaarplicht, de rechten van anderen, een gerechtvaardigde bewijspositie of een wettelijk toegestane beperking dit noodzakelijk maakt. Wij leggen een eventuele beperking uit voor zover dat is toegestaan.
Neem eerst gerust contact met ons op, zodat wij uw vraag kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
09
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Recherchebureau Focus neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. De toegang tot informatie wordt beperkt tot personen die deze voor hun taak nodig hebben en die aan vertrouwelijkheid zijn gebonden.
Voor uitgebreide intakegegevens en gevoelige documenten gebruiken wij een beveiligde digitale omgeving. Het openbare websiteformulier is uitsluitend bedoeld voor een eerste contactaanvraag. Wij verzoeken u daarom geen uitgebreide dossiers, bewijsstukken of andere gevoelige gegevens via het gewone contactformulier te versturen.
Heeft u aanwijzingen dat gegevens niet goed zijn beveiligd of mogelijk zijn misbruikt? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@recherchebureau-focus.nl of 085-1306827.
10
Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.
Privacyvraag of verzoek
Wij helpen u graag duidelijk verder
Heeft u een vraag over uw persoonsgegevens of wilt u een privacyrecht uitoefenen? Neem gerust contact op. Wij behandelen uw bericht zorgvuldig en vertrouwelijk.